積み上がるタスク、過ぎていくばかりの時間、持続できない集中力…
こういった課題はどんどん自信を失わせていきます。
私もこれらの問題にずっと頭を悩ませてきました。
改善したい一心で書籍を読み漁り、実践できそうなものから試してきました。
その中で効果を実感でき、今も続けている習慣を共有したいと思います。
働く時間帯
夜残業するなら朝残業にする
色々試してみたのですが、私はどうやら18時あたりから頭の回転がかなり鈍くなるということが分かってきました。
そのため、18時以降はなるべく仕事をしないようにしています。
18時以降に残業をするくらいなら、朝残業をすると決めています。
夜遅くまで作業をしてもクオリティの高いものにできることは稀だと考えていまして、夜に3時間かけて仕上げたものが、朝なら1時間で終わることも珍しくありません。
とはいえ、インフラエンジニアと夜間作業は切っても切り離せない関係。理想どおりにいかないことも多いのが現実です。
個人の作業は最低４時間は確保できるようにする
テレワークという働き方が浸透し始めてから、会議数がさらに多くなり頭を悩ませている方も多いでしょう。私もその一人です。（そもそも気軽に会議をセッティングされるようになってしまって、本当に意義のある会議が開催されているのかというと思うところがありますが…その話はまた今度）
なので、前日の夕方に翌日予定されている会議がいくつあるのかを確認し、個人の作業時間を４時間確保できるかどうかを考えます。
通常業務時間が9:00〜17:30までなので、この時間内で個人作業時間４時間を確保できそうになければ、朝残業をすることにしています。
ちなみに、なぜ4時間なのかというと、1日に設定している個人タスクを3〜4個にしているからです。１タスクあたり１時間〜１時間半以内に消化すると決めています。
集中力を保たせるために
不要な通知音をオフにする
基本的に通知音はほぼオフにしています。
理由は、通知音が鳴るたびに集中力が切れてしまうのを抑えるためですね。
メールも通知音やポップアップが出ないように設定していますし、チャットについてはダイレクトチャットとメンションのみ通知をオンにしています。
この通知音は結構煩わしいところがあるので、不要な通知をオフにしてからかなり快適になりました。一度集中が途切れると、再び元の集中状態に戻すには約23分かかるそうなので、集中を妨げる要因は消してしまうのがベストですね。
メールを見る時間を決める
これは賛否両論あるかと思いますが、私は基本的にメールの即レスはしません。
本当に急ぎの場合は電話もしてくれる方が多いので、反応が遅れてクレームにつながる事態になったことは私の経験上は無いです。（もちろん、会社によって文化が異なると思うので断言はできませんが）
また、メールボックスを開くのは1日に3回だけと決めています。
開く時間は、11時/14時/16時です。
なぜこの時間なのかというと、以下のような理由があります。
11時：
始業時間〜10時台はまだ頭が元気なのでメールチェックに脳のリソースを使いたくない。
14時：
13時台にメールを送ってくる人が多いので、チェックをするのに丁度いい時間。
16時：
そろそろ集中力を持続させるのが難しくなってくる時間。
メールチェックくらいが丁度いい。
デスクは常に綺麗に
仕事に関係のない物は一切デスクの上に置かないようにしています。
また、視界にも入らないように気をつけていますね。特に、プライベートのスマホは害悪なので同じ部屋にも置きません。
使用アプリやタブも必要なものだけにする
今している作業とは関係のないアプリや資料も全て閉じるようにしています。開きすぎるとPCの動作が重くなるからというのも理由ですね。
また、会議などで画面共有をしているときに不要な画面を相手に見せてしまうリスクも無くすことができます。
共有された画面に、ブラウザには大量のタブ、あまり見せない方がよさそうなExcelやPowerPointのファイルが開きっぱなしにされている方をたまに見ますが、勝手にヒヤヒヤしています。
画面共有中は意外と“罠”が多いもの。
不要なファイルや通知には注意しておきたいところです。
5分で終わらせられるタスクはすぐに取り掛かる
こういう細々したタスクは優先度が低いものが多くつい後回しにしてしまうこともありますが、意外と頭の中に残り続けるもの。
私の場合は、後回しにして別の作業をしている時にふと細々タスクを思い出してしまい集中力が途切れてしまうなんてことがよくあります。
仮にすぐに終わらせる余裕がない場合は、ノートに書き出すなど、一度頭の外に出すのは効果的でした。
まとめ
仕事のパフォーマンスは、才能よりも「環境設計」で大きく変わると私は考えています。
- 自分の集中できる時間帯を知る
- 深い作業時間を確保する
- 通知を減らす
- 視界を整える
- 小さなタスクは溜めない
どれも特別なスキルは必要ありません。
まずは一つだけでも試してみると、仕事の密度が変わるはずです。
一緒に頑張っていきましょう！
コメント